Krijg meer gedaan in minder tijd

Inhoud

• Beoordeling voor

Als je niet meer weet waar je die to-die-for-jurken in de uitverkoop hebt gezien, het grootste deel van je dag door je e-mail in-box waadt of gewoon geen tijd kunt vinden om alles te doen wat je wilt, dan is hulp onderweg.

Op zoek naar snelkoppelingen die echt werken, hebben we gebruik gemaakt van de knowhow van Gina Trapani, auteur van Upgrade uw leven: de Lifehacker-gids om slimmer, sneller en beter te werken om je tips te geven over hoe je drie veelvoorkomende tijdstelers te slim af kunt zijn. Maar ga eerst een cape pakken - je vriendinnen zullen je binnenkort misschien Superwoman noemen.

TIME STEALER: het geheugenspel spelen

Je brein zit waarschijnlijk boordevol wachtwoorden, e-mailadressen en tal van andere weetjes die je elke dag nodig hebt om te functioneren. Probeer een stukje extra informatie te proppen en je verspilt alleen tijd aan het later terughalen of onthouden waar je het hebt genoteerd (kalender, notitieboekje... servet?)

DE FIX: Zet je cameratelefoon aan het werk. Gebruik hem als een handscanner, klaar om direct alle details vast te leggen die u niet wilt vergeten (en dat kan u geld besparen!). Klap vervolgens uw telefoon op elk gewenst moment open om de openingstijden van uw favoriete boetiek te vinden, de wijn die u tijdens het diner hebt geprobeerd en waar u van hield, de verkoopprijs voor de hippe digitale tv die u in een etalage zag of het schitterende whiteboard idee uit de personeelsvergadering.

TIME STEALER: takenlijsten die nooit afnemen

Een verlanglijstje noteren van alle taken die je zou willen doen Leuk vinden te bereiken kan je geest bevrijden - en ervoor zorgen dat ze niet van je radar verdwijnen. Maar onthoud, het doel is om dingen over te steken uit je lijst - en voel je er goed bij. Mis die stap en al dat gekrabbel slokt gewoon je kostbare tijd op.

DE FIX: Beperk het aantal lijstitems tot 10 of hoeveel u veilig kunt vastleggen om op een dag af te werken (afhankelijk van de moeilijkheidsgraad). Dat betekent dat volwaardige projecten die er overweldigend uitzien (denk aan: schone halkast) niet slagen, zegt Trapani. Breek zulke onhandige klussen op in kleine stappen van vijf minuten (bijvoorbeeld: schoenen sorteren, kapotte hangers weggooien, kleding inpakken die niet past). Voeg vervolgens elke stap afzonderlijk toe aan uw lijst en pak één voor één aan.

Geef uzelf bovendien de tools die u nodig hebt om elke klus te klaren, zodat u geen tijd verspilt aan het opsporen van details. Die slecht passende kleding doneren? Noteer het telefoonnummer voor het ophalen van een afspraak. Een trui terugbrengen tijdens je lunchpauze? Niet de cadeaubon aan uw vertrouwde lijst. Het huwelijkscadeau van een neef haken? Krabbel op de registerwebsite. "Je lijst moet zo compleet zijn dat een assistent elk item kan invullen zonder één vraag te stellen", zegt Trapani.

TIME STEALER: E-mail Gone Wild

Als je ongetemd blijft, kan een weerbarstige in-box een grote deuk in je productiviteit leggen en je vrije tijd opeten. U verspilt alleen tijd aan het opsporen van details die begraven liggen in een overvol e-mailaccount.

DE FIX: Beheer uw in-box in twee eenvoudige stappen: 1) creëer een eenvoudig organiserend systeem; en 2) berichten direct en kort verwerken. Begin met het opzetten van Trapani's drie mappen-Archive, Follow Up, Hold-om u te helpen bij het sorteren, volgen en bekijken van berichten.

In uw Archiefmap, plaats berichten die u later wilt raadplegen - berichten die voltooide discussielijnen en projecten bevatten, of beantwoorde vragen.

Reserveer uw Opvolgmap voor taken waarvoor u actie moet ondernemen (laat de afzender onmiddellijk weten dat u eraan werkt en zorg ervoor dat u het item aan uw takenlijst toevoegt).

Plaats bevestigingsnummers voor levering en berichten waarop u wacht anderen om op te volgen in uw Map vasthouden. Bekijk deze map vaak en als projecten zijn afgerond, verwijder ze of verplaats ze naar de map Archief. Maak er dan een gewoonte van om bij aankomst te beslissen wat te doen met elke e-mail (verwijderen of archiveren), zegt Trapani. Je uiteindelijke doel: Sluit elke dag af met een lege in-box. Als je echter op volle capaciteit bent, neem dan kleine stapjes. Rome is niet op een dag gebouwd - en je in-box stroomde ook niet zo snel over!

Beoordeling voor